Perangkat Lunak Manajemen Dokumen dapat Bermanfaat Bagi Bisnis Anda

Sistem manajemen dokumen akan membantu Anda melacak dan menyimpan dokumen penting dalam bentuk elektronik. Semakin banyak bisnis yang beralih ke perangkat lunak manajemen dokumen untuk meningkatkan produktivitas dan untuk merampingkan kegiatan bisnis. Ketika kita membandingkan dokumen kertas dengan dokumen elektronik, kita dapat melihat perbedaan yang sangat besar. Dokumen kertas akan mengharuskan Anda untuk memiliki rim kertas bersama dengan tenaga kerja tambahan untuk memesan, mengelola, mengatur, dan mengamankan dokumen. Selain itu, membeli kertas bisa mahal.

Rata-rata, satu pekerja kantoran di Amerika Serikat menggunakan sekitar 10.000 lembar kertas setiap tahun. Atas dasar itu, pekerja kantoran AS menggunakan empat juta ton kertas setiap tahun (Sumber). Bayangkan dampaknya jika semua kantor di dunia menjadi bebas kertas dan dokumennya semua menjadi elektronik. Perubahan ini akan secara drastis meningkatkan ekosistem kita.

Selanjutnya, Anda dapat merampingkan proses bisnis Anda, mengurangi overhead kertas, dan meningkatkan aktivitas bisnis Anda sejalan dengan teknologi terbaru. Ini membuat alat manajemen dokumen sempurna untuk masa depan dan proposisi yang menarik. Berikut adalah beberapa manfaat menginstal alat manajemen dokumen:

1. Keamanan Dokumen

Alat manajemen dokumen mengamankan semua dokumentasi bisnis Anda. Dokumen Anda dicadangkan secara otomatis. Ini berarti Anda tidak akan kehilangan dokumen penting karena pelanggaran data, virus, atau kegagalan sistem. Selanjutnya, Anda dapat mengaktifkan kata sandi untuk menjaga keamanan dokumen Anda dan membatasi akses ke personel yang berwenang.

2. Aksesibilitas Dokumen

Alat manajemen dokumen berbasis cloud memungkinkan Anda mengakses dokumen dari mana saja dan kapan saja. Ini akan menghemat banyak waktu. Selanjutnya, Anda dapat dengan mudah berbagi dokumen penting atau mendesak dengan klien atau vendor Anda. Karyawan yang bekerja dari lokasi yang berbeda juga dapat masuk ke akun manajemen dokumen Anda dan mengakses dokumen secara instan.

3. Mudah Dikelola

Alat manajemen dokumen memungkinkan Anda untuk menyaring dokumen Anda dengan mudah. Anda dapat masuk melalui ponsel, laptop, atau tablet Anda. Setelah masuk, Anda dapat mengakses semua dokumen Anda melalui browser apa pun. Bandingkan ini dengan dokumentasi kertas. Anda tidak dapat mengakses dokumen kertas fisik kecuali Anda berada di tempat sehingga lebih memakan waktu dan sulit.

4. Mudah untuk Menemukan Dokumen

Saat menggunakan alat manajemen dokumen, Anda dapat dengan mudah menemukan dokumen Anda menggunakan filter yang berbeda seperti tanggal atau nama dalam urutan abjad. Namun, menemukan dokumen kertas dapat menjadi tantangan, terutama jika perusahaan Anda belum menerapkan sistem pengarsipan yang tepat. Misalnya, ketika Anda menutup kesepakatan, Anda cukup membuka alat dan mencari dokumen dengan vendor, tanggal, atau nama file jika Anda perlu menemukan kutipan atau jumlah produk yang perlu Anda kirimkan.

5. Pengurangan Biaya

Saat Anda beralih dari dokumentasi kertas ke digital, Anda akan menghemat banyak uang. Anda tidak lagi harus membeli rim kertas, memelihara area penyimpanan, atau mempekerjakan staf tambahan untuk mengelola catatan kertas Anda. Sebagai gantinya, Anda hanya perlu memindai dokumen dan menyimpannya di alat manajemen dokumen Anda.

6. Ramah Pengguna

Alat manajemen dokumen tidak hanya ramah anggaran tetapi juga ramah pengguna. Perusahaan perangkat lunak seperti Smallpdf menyediakan alat manajemen dokumen yang mudah digunakan. Dengan alat ini, karyawan Anda dapat dengan mudah dan efektif menggunakan perangkat lunak. Anda tidak perlu khawatir tentang sesi pelatihan dan membimbing karyawan Anda.

Kesimpulan

Pohon dan hutan dunia membantu melindungi planet ini dari pemanasan global. Produksi kertas merupakan kontributor serius terhadap deforestasi, yang terbukti dapat merusak iklim dunia. Lebih jauh lagi, perusahaan manufaktur kertas mengeluarkan gas rumah kaca, mengancam lingkungan kita lebih jauh lagi.

Kita dapat menjadi bagian dari membuat lingkungan kita lebih baik untuk generasi mendatang dengan menghilangkan kertas dan membuat kantor kita bebas kertas. Alat manajemen dokumen memainkan peran penting dalam mendigitalkan dokumen kita. Anda dapat menemukan alat manajemen dokumen teratas dan meningkatkan produktivitas dan pertumbuhan bisnis dengan merampingkan aktivitas bisnis Anda.